Von Papier zu Bytes im digitalen Bankzeitalter Sichere Finanzprüfung gegen Bankbetrug

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Neue Technologien versprechen in vielen Bereichen eine Revolution der Arbeitsabläufe. Das gilt auch im Finanzsektor, wo Bestätigungen der Jahres­abschluss­prüfungen von Unternehmen häufig noch mit Papierdokumenten erfolgen.

In den letzten Jahren nahmen Finanzbetrug und Wirtschaftskriminalität sowohl in Häufigkeit als auch in Raffinesse zu – Risikotendenz steigend. Oftmals liegen die Ursachen für die Anfälligkeit des Finanzsystems für Wirtschaftskriminalität in überholten Methoden, unzureichendem Datenschutz, Herausforderungen bei der Digitalisierung sowie in der fehlenden Prozessoptimierung, was Betrugsversuche begünstigt. Durch intelligente Prozessautomatisierung, die Dokumente digitalisiert und redundante manuelle Vorgänge automatisiert, kommen Organisationen ihren Digitalisierungs- und Sicherheitszielen näher.

Papierbasierte Prozesse: Ein leichtes Spiel für Betrüger

Die Einholung zahlreicher verschiedener Bestätigungen, einschließlich Bankauskünfte, ist ein zentraler Bestandteil der Wirtschaftsprüfung. Dabei erfordert die Bereitstellung der für die Überprüfung der Jahresabschlüsse notwendigen Dokumente eine komplexe, mehrstufige Koordination nach dem IWD-Prüfungsstandard zwischen Unternehmen, Wirtschaftsprüfern und anderen Institutionen, wie Banken. Häufig erfolgen die Anforderung und Verwaltung dieser externen Drittbestätigungen noch per Post. Diese traditionellen, auf Papier basierenden Verfahren sind fehleranfällig, leicht zu manipulieren und erreichen möglicherweise die falschen Adressaten – in manchen Fällen gehen sie sogar verloren.

Betrüger nutzen die Schwächen papierbasierter Prozesse aus, um sich unrechtmäßige finanzielle Vorteile zu verschaffen. Die Ineffizienz manueller Verfahren verstärkt diese Sicherheitslücken und macht die Prozesse nicht nur langwierig, sondern auch um ein Vielfaches arbeitsintensiver. Ein zentrales Problem ist die mangelnde Transparenz und Nachverfolgbarkeit, wohingegen digitale, technologiegestützte Methoden in der Regel eine lückenlose Aufzeichnung und Überprüfung ermöglichen und den Bestätigungsprozess insgesamt vereinfachen.

Vorreiter statt Nachzügler: Zukunftssicher durch Digitalisierung

Ein Großteil der Lösung für ineffiziente und unsichere Drittbestätigungsverfahren liegt in der Digitalisierung und Automatisierung der meist noch analogen Prozesse. Angesichts des zunehmend ausgeklügelten Finanzbetrugs sind fortschrittliche, technologisch basierte Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich. Es ist für betroffene Akteure wichtig, nicht nur mit den technologischen Entwicklungen Schritt zu halten, sondern auch proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um die Vorteile digitaler Prozesse voll auszuschöpfen.

Eben jene Vorteile sind vielfältig und umfassen die Verschlankung von Arbeitsabläufen sowie eine erhöhte Sicherheit. Digitale Lösungen für Drittbestätigungen haben, besonders seit der Zunahme der Homeoffice-Arbeit, an Bedeutung gewonnen, da sie die Kommunikation und Abwicklung zwischen allen Beteiligten erleichtern und einen sicheren Austausch sensibler Dokumente ermöglichen. Sie reduzieren den manuellen Aufwand erheblich und verbessern den Zugang zu und die Verarbeitung von Bestätigungen.

Ein weiterer Vorteil: Der Einsatz verschlüsselter Datenübertragungen und sicherer Speicherlösungen bietet einen weitaus höheren Schutz für sensible Informationen als ein Briefumschlag. Ebenfalls verbessern automatisierte Systeme die Anpassungsfähigkeit an aktuelle Compliance-Vorschriften und tragen zur Einhaltung internationaler wie auch nationaler Datenschutz- und Sicherheitsstandards bei. Zudem ermöglicht der digitalisierte Bestätigungsprozess durch den Einsatz künstlicher Intelligenz eine effizientere Erkennung von Betrugsversuchen. Analysetechnologien können umfangreiche Datensätze analysieren, um Muster und Anomalien zu identifizieren, wodurch manuelle Fehler schneller bemerkt und die Früherkennung sowie Prävention von Betrug ermöglicht werden. Technologien wie die digitale Signatur tragen zusätzlich zur Sicherheit und Beschleunigung der Authentifizierung vertraulicher Dokumente bei und validieren die an den Prozessen beteiligten Personen.

Mit digitalen Technologien zukunftsorientiert agieren

Künstliche Intelligenz (KI), Quantum-Computing, Blockchain und Robotic Process Automation (RPA) sind wegweisend für die Entwicklung sicherer und effizienter Bestätigungsprozesse. Dabei ist eine Integration dieser Technologien in einen übergreifenden Digitalisierungsansatz entscheidend. KI und Maschinelles Lernen verbessern die Präzision durch gezielte Datenanalysen, während Quantum-Computing Kontrollmechanismen und Datenverschlüsselung grundlegend verändern kann. Blockchain-Technologie bietet aufgrund ihrer dezentralen Natur ein hohes Maß an Sicherheit und Transparenz bei digitalen Transaktionen und kann zur Validierung der Authentizität und Unveränderlichkeit von Finanzdaten beitragen. RPA automatisiert zeitaufwändige Routineaufgaben, was Prüfern und Bankmitarbeitern erlaubt, sich auf komplexere Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. Dies spart Zeit, reduziert menschliche Fehler und steigert die Gesamteffizienz des Prüfungsprozesses.

Die Bekämpfung von Bestätigungsbetrug erfordert den Übergang von veralteten, papierbasierten Verfahren hin zu einem integrierten technologischen Ansatz. Die erfolgreiche Umsetzung dieser technologiegestützten Lösungen gelingt durch eine Anpassung an regulatorische Rahmenbedingungen und Sicherheitsstandards, die verstärkte Zusammenarbeit zwischen Banken, Technologieanbietern und Regulierungsbehörden sowie durch umfassende Schulungen des Personals und die strategische Planung des integrierten Digitalisierungsprozesses. Digitale Bestätigungen versprechen eine effiziente, qualitativ hochwertige und zuverlässige Prüfpraxis und markieren einen entscheidenden Schritt hin zu mehr Integrität im Finanzsektor in einer zunehmend digitalen Welt.

Über den Autor: Kyle Gibbons ist Managing Director Europe bei Thomson Reuters Confirmation und bringt über 10 Jahre Erfahrung im Prüfungswesen mit, erst als Wirtschaftsprüfer, dann in beratenden Funktionen. Als regelmäßiger Redner zu Betrug, Information und Technologie im Audit-Bereich übersieht er nun die globalen Beziehungen zu großen Wirtschafts­prüfungs­gesellschaften und leitet die Operationen in Europa und Südafrika.

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